Trampa de Capacidad de Cuartos Fríos
Por qué un distribuidor de helados rechazó un cuarto más grande del que podía permitirse
Hoy profundizaremos en el almacenamiento selectivo. En lugar de explicar el almacenamiento selectivo como un manual de operaciones, te llevaré a través del proceso de diseño de uno de mis proyectos anteriores. A lo largo del camino, podrás entender mi enfoque, mi proceso de pensamiento y las conversaciones reales entre el cliente y yo. Juntos nos llevaron a la decisión final del diseño del cuarto frío.
El cliente es un distribuidor de helados con un cuarto frío existente.
Literalmente "entrar a pie".
El personal entra en el cuarto, carga sus artículos en un carro y los lleva al camión frío para su despacho todos los días.
La parte de descarga es otro nivel de pesadilla.
Los helados vienen en empaques de palets en un camión frío de 20 pies y son descargados por un montacargas. La despaletización ocurre en el almacén a temperatura ambiente. Después de eso, el stock se lleva al cuarto frío y se posiciona en las estanterías caja por caja.
Todo el proceso funciona como una parada en boxes de Fórmula Uno, todos moviéndose rápido por una razón: cuanto más tiempo se quede la carga en el aire ambiente, más se pierde.
Este cuarto estaba dimensionado para reabastecerse una o dos veces a la semana. Ahora se reabastece todos los días, porque las ventas del distribuidor han superado lo que el cuarto puede almacenar. Cada uno de esos reabastecimientos diarios es una entrega por la que el principal de la marca paga, y el principal de la marca es quien ahora está presionando para la actualización.
Y el principal de la marca ha tenido suficiente. Mi cliente, el distribuidor, está bajo presión para comprometerse a una actualización completa del cuarto frío.
No es la única razón. El flujo de proceso actual está muy roto, y está costando calidad e integridad al producto.
Las Nuances
"Mi número es 500k mensuales en este momento. Estoy mirando un crecimiento de 1m+ en los próximos 3 años, y el cuarto que construiremos tiene que estar listo para eso," dijo el cliente.
El número es un secreto a voces entre los distribuidores de helados, y parecen ser bastante abiertos al respecto.
¿Por qué está sucediendo esto?
La marca comparte los números entre sus distribuidores, y el ranking motiva. Nadie quiere estar en último lugar. Así que los pedidos aumentan, y el cuarto se ve presionado.
"No habrá más camiones de 20 pies en el futuro, y este hijo de puta va a enviar un camión de 40 pies solo para llenar mi cuarto como puedan," se quejó el cliente.
"Va a ser 2x ventas del lado del principal en el momento en que termine la actualización. Yo seré quien luchará por absorber tanto stock y venderlo," agregó el cliente.
Entonces, dada esta situación, el cuarto tiene que ser diseñado de una manera que resuelva su problema actual de reabastecimiento diario y deje espacio para la expansión. Pero el cuarto no debe estar a plena capacidad, de lo contrario, le está dando al principal de la marca un número más grande para sostener sobre su cabeza.
"Esto es interesante," me dije a mí mismo.
Tenía veintitantos años, con cero conocimiento sobre sistemas de almacenamiento. No tenía idea de qué era un SKU.
El Tipo de Estanterías
"¡Hey Jeff! Tu problema es pan comido."
Un hombre de unos 40 años tocó la puerta entreabierta de la oficina y entró. Ya parecía saber sobre la situación de Jeff antes de que termináramos de hablar sobre ello.
"¡Lawrence! Cállate y dispara," dijo Jeff.
Se conocían lo suficiente para hablar así. Era la primera vez que conocía a Lawrence. Mi primer gurú de estanterías, y un saludo para él aquí: me enseñó todo lo que sé sobre sistemas de almacenamiento.
Lawrence se sentó y comenzó a esbozar el nuevo diseño del almacén que Jeff acababa de alquilar. Primero habló sobre el flujo de trabajo de carga y despacho. El flujo de trabajo definía qué puerta de acceso usar. La puerta definía el pasillo. El pasillo definía todo lo demás: el cuarto frío, la oficina, el área de preparación del congelador de exhibición, el espacio de estacionamiento del montacargas, el vestuario.
Una decisión que estrecha la siguiente, hasta llegar a dónde van los casilleros.
La conversación duró más de una hora y se mantuvo a un nivel alto. Tuvimos la estructura y el esquema listos. Lo que quedaba eran los pequeños detalles, la carne sobre el esqueleto para darle vida.
"¡Ok genial! Ahora dibujemos el cuarto frío. Quiero ver el número exacto de palets que puedo sostener ahora y en el futuro." Jeff golpeó su escritorio.
"Amigo, mi dibujante no lo tendrá listo hasta la próxima semana," dijo Lawrence.
"Sabes cómo dibujar la caja, ¿verdad?" Jeff me miró. Tenía una laptop conmigo.
De alguna manera, tenía una laptop conmigo ese día, y cambió la trayectoria de mi carrera.
"Sí... sí... podría ayudar con el dibujo de las estanterías, si el Sr. Lawrence no tiene inconveniente en enseñarme. Pero tomará algo de tiempo," dije.
Esa fue la primera vez que dibujé un diseño completo de un almacén. El cuarto frío con estanterías. El dibujo de la oficina. El vestuario.
Todos vertieron lo que sabían en mí: sus ideas, su enfoque, cómo llegaron a cada decisión. Me convertí en el dibujante. Y hombre, aprendí tanto. Veinte años de su experiencia y conocimiento, en unas pocas horas.
El Diseño de Alto Nivel
El almacén tiene 6m de alto, 30m de largo y 15m de ancho. Dos puertas enrollables están en la pared frontal de 30m, una a la izquierda y otra a la derecha. La puerta izquierda es donde el remolque refrigerado atraca y despacha.
Una decisión que establece el pasillo principal: 6m de ancho, corriendo a lo largo de la pared izquierda de 15m.
¿Por qué 6m? 3.5m para el radio de giro del montacargas, y los 2.5m restantes para preparar palets.
La pared frontal mide 30m de largo, y la oficina y el área de preparación del congelador de exhibición ocupan 4.5m de su profundidad.
Eso deja el cuarto frío en la esquina trasera derecha, el espacio restante detrás de la oficina, corriendo la longitud total de 30m menos el pasillo.
Esa es la estructura a alto nivel. Ahora profundicemos en las estanterías del cuarto frío.
Las Estanterías
En resumen: Jeff quiere un cuarto que sostenga más de 70 palets ahora y se expanda a más de 140 después. 70 es lo que su negocio realmente necesita hoy, y es un número que puede presentar al principal de la marca sin invitar a un pedido más grande.
"Primero, creemos el cuarto de estanterías de entrada para 140 palets," dijo Lawrence.
¿Qué? ¿Por qué dibujaríamos un cuarto para un negocio que aún no existe?
Mi mouse no se detuvo. Jeff se mantuvo en silencio, observando mi flujo. Lawrence seguía explicando el mecanismo de renderizado de estanterías de entrada, y los números cayeron: estanterías de pared a dos lados, 72 palets por banco, 144 en total.
"Ahora mueve la entrada fuera del cuarto y deja las estanterías selectivas," dijo Lawrence.
Fue una revelación. Ahora tenía sentido por qué fuimos directamente a los 140. No estábamos diseñando el cuarto que necesita hoy. Estábamos diseñando el cuarto que necesitará en unos años, y luego ajustando el diseño de hoy a eso. Las paredes, el techo, la puerta, el pasillo: todos dimensionados para 144 palets de entrada desde el principio. Cuando el volumen crezca, no tendrá que reconstruir. Solo cambia las estanterías.
Y el número selectivo cayó mágicamente cerca de 70. Setenta y ocho.
"El pasillo es más ancho de lo que deberías tener, pero el espacio extra puede usarse para preparar tus artículos sueltos o palets," dijo Lawrence.
"¡Maldita sea, Lawrence! Eres un genio," dijo Jeff.
"¿Cómo afecta mi factura de electricidad?" Jeff se volvió hacia mí.
"Esta es la pregunta de un millón de dólares, Jeff, pero podemos descubrirlo juntos," respondí.
Una vez que el cuarto de 70 palets esté en funcionamiento, Jeff recibe un camión de 40 pies semanalmente con sus ingresos actuales. Si el volumen de alimentación aumenta a 4 veces, se enfrentará al mismo problema nuevamente, obligado a otra actualización por parte del principal de la marca.
"Pero todavía estás recibiendo como máximo un camión al día, ¿verdad? ¿Veremos dos camiones al día?" pregunté.
"No va a suceder, y no lo permitiré," dijo Jeff.
"Genial, lo que significa que tu carga diaria sigue siendo la misma, y tener una versión ligeramente más grande de la misma carga diaria no hace mucha diferencia, por supuesto, podría aumentar un poco tu factura de energía, y ese es el intercambio," dije.
"Totalmente de acuerdo. El escenario perfecto no existe, amigo," agregó Lawrence.
El Resto
Teníamos el cuarto frío establecido como la columna vertebral del esqueleto.
Ahora solo necesitábamos llenar la carne: la plataforma de carga, la oficina, el área de preparación del congelador de exhibición, el vestuario. Todo cayó en su lugar, porque todo tenía que responder al flujo de trabajo primero.
Pero no habíamos terminado. Ni siquiera cerca.
Aún queda la ingeniería de refrigeración. Y esta es la parte que la mayoría de los contratistas comienzan.
Lo hacemos al final, a propósito.
Porque ahora sabemos dónde están las estanterías, dónde corren los pasillos, dónde gira el camión y dónde camina el personal. Solo ahora podemos colocar el evaporador y el compresor para que no interfieran con el flujo de trabajo. Un evaporador colgado sobre un área de estanterías ahoga el flujo de aire y bloquea el palet que necesitas. Una unidad colocada antes de que exista el diseño es una unidad colocada adivinando.
Así que posicionamos la refrigeración alrededor de un cuarto que ya funciona. El evaporador va donde enfría sin obstrucciones. El compresor va donde la ruta de tubería tiene sentido y el acceso para mantenimiento se mantiene.
La ingeniería no lidera el diseño aquí. Lo cierra.
La Verdadera Razón por la que No Quería Entrada
Jeff podría haber construido una entrada hoy.
Tenía el espacio para ello. Lawrence ya lo había demostrado: 144 palets de entrada, dibujados y medidos en el mismo cuarto. El selectivo solo sostiene 78. Si el objetivo fuera el almacenamiento máximo, la entrada gana y la conversación termina allí.
No lo quería. Y me tomó un tiempo entender por qué.
Más posiciones de palets significan más espacio. Más espacio significa un número más grande que el principal de la marca puede señalar. Recuerda el ranking, los números compartidos, los distribuidores compitiendo por no estar en último lugar. Un cuarto con 144 posiciones no es solo almacenamiento. Es un objetivo de pedido, sentado en el piso de Jeff, esperando ser llenado.
Por eso 70 era la respuesta correcta para hoy. No porque su negocio necesite más, sino porque un cuarto que puede sostener más es un cuarto que se verá presionado para llenar. Está diseñando en contra de su propio proveedor.
Así que construimos la estructura para 144 y las estanterías para 78.
El cuarto está dimensionado para el negocio que Jeff tendrá en tres años: mismas paredes, mismo techo, misma puerta, mismo pasillo. Cuando llegue el volumen, cambia el selectivo por la entrada. Sin reconstrucción, sin cierre, sin segunda ronda de obras civiles. La expansión ya está pagada.
Pero las estanterías que utiliza hoy están dimensionadas para los pedidos que realmente puede absorber. La profundidad vacía no es desperdicio. Es espacio de preparación para artículos sueltos y exceso, y más importante aún, es un amortiguador contra la presión.
Ésa es toda la idea, y funciona a cualquier escala:
Diseña la estructura para el crecimiento de tu cliente. Diseña las estanterías para que su proveedor no pueda usar su propia capacidad en su contra.
El cuarto es el activo. Las estanterías son la estrategia. Los contratistas que venden ambos como un paquete están vendiendo un cuarto. Los contratistas que entienden la diferencia están diseñando un negocio.
Una advertencia antes de que tomes esto como una regla. Si tu proveedor juega este juego depende de tu relación con ellos. Una red de distribuidores clasificados lo hace activo, y eso es lo que este distribuidor era. Pero cualquier proveedor que quiera que el pedido de tu cliente crezca puede usar su capacidad sobrante como argumento. El tamaño del cuarto es un número. De quién se convierte en ese número es una elección.
En el próximo número, regresamos a otro proyecto anterior. Este vino con resistencia y almacenamiento selectivo en el mismo cuarto, y forzó una decisión que no había tenido que tomar antes: ¿cuándo le das a un cliente ambos sistemas en lugar de elegir uno?
Mismo formato. El cliente, la conversación, los dibujos y el razonamiento detrás de cada número.
Si esto fue útil, compártelo con un contratista que esté a punto de dimensionar un cuarto basándose en la suposición del cliente.
Responde y cuéntame sobre un cuarto que construiste que el cliente no pudo llenar. Leo cada uno.
FAQ
- ¿Por qué el distribuidor de helados pidió menos palets de los que podía permitir?
- Pidió 78 en lugar de 144 para no dar al principal de la marca un número más grande para presionarlo.
- ¿Cuál es el problema con el flujo de trabajo actual del distribuidor?
- El flujo de trabajo está roto, lo que afecta la calidad e integridad del producto.
- ¿Qué tipo de estanterías se diseñaron para el cuarto frío?
- Se diseñaron estanterías selectivas para 78 palets, aunque la estructura permite hasta 144.
- ¿Cómo afecta la capacidad del cuarto frío a las decisiones del distribuidor?
- Un cuarto con más capacidad puede presionar al distribuidor a llenar más pedidos, lo que no es deseado.
- ¿Qué se priorizó en el diseño del cuarto frío?
- Se priorizó el crecimiento futuro del negocio del distribuidor al diseñar la estructura.